Aktiv-Pension: Beispiele

In den folgenden Beispielen zeigen sich die Auswirkungen des Aktivitätsfreibetrages und der Begünstigung in der Sozialversicherung. Wir haben folgende Beispiele gerechnet:

1. Zuverdiener – Dienstnehmer: verdient neben der Pension (von 2.000 Euro brutto) zusätzlich 1.500 Euro brutto monatlich
2. Zuverdiener – Dienstnehmer: verdient neben höherer Pension (von 4.400 Euro brutto) zusätzlich 2.000 Euro brutto monatlich
3. Zuverdiener – Selbständiger Geschäftsführer: verdient neben der Pension (von 2.000 Euro brutto) zusätzlich 1.900 Euro auf Honorarbasis brutto monatlich
4. Aufschieber – Dienstnehmer: verdient weiterhin 3.500 Euro brutto monatlich (nimmt Pension erst später in Anspruch)
5. Vergleich: Aufschieben oder Zuverdienen

Beispiel 1
Zuverdiener – Dienstnehmer: verdient neben der Pension (von 2.000 Euro brutto) zusätzlich 1.500 Euro brutto monatlich.

Monatswerte in Euro

	2026	2027
Pension brutto	2.000,00	2.000,00
SV DNA (KV) 6%	-120,00	-120,00
Lohnsteuer nach Abzug von Absetzbeträgen	-78,22	-78,22
Pension netto	1.801,78	1.801,78
Zuverdienst brutto	1.500,00	1.500,00
SV DNA (KV, AK-Umlage, WBF) 5,12%	-76,80	-76,80
SV DNA (PV) 10,25%	-153,75	—
Werbungskostenpauschale	-11,00	-11,00
Steuerbemessungsgrundlage vor Aktivitätsfreibetrag	1.258,45	1.412,20
Aktivitätsfreibetrag 2027	—	-1.250,00
Steuerbemessungsgrundlage nach Aktivitätsfreibetrag	1.258,45	162,20
Zuverdienst netto *)	846,36	1.374,54
Einkünfte Pension und Zuverdienst gesamt:
Steuerbemessungsgrundlage gesamt	3.138,45	2.042,20
Lohnsteuer gesamt nach Abzug von Absetzbeträgen	501,31	126,88
Einkommen gesamt netto	2.648,14	3.176,32
Monatliche Ersparnis ab 2027 in Euro		528,18
Was netto übrig bleibt vom  Bruttozuverdienst (in %)	56,42%	91,64%

*) Zuverdienst brutto minus SV, minus Lohnsteuer

Anmerkungen: Keine Berücksichtigung von Sonderzahlungen (13., 14. Gehalt), da mit festem Satz besteuert wird!
Keine Anpassung der Steuerwerte 2027, da noch unbekannt.

Beispiel 2
Zuverdiener – Dienstnehmer: verdient neben höherer Pension (4.400 Euro brutto) zusätzlich 2.000 Euro brutto monatlich.

Monatswerte in Euro

	2026	2027
Pension brutto	4.400,00	4.400,00
SV DNA (KV) 6%	-264,00	-264,00
Lohnsteuer nach Abzug von Absetzbeträgen	-941,67	-941,67
Pension netto	3.194,33	3.194,33
Zuverdienst brutto	2.000,00	2.000,00
SV DNA (KV, AK-Umlage, WBF) 5,12%	-102,40	-102,40
SV DNA (PV) 10,25%	-205,00	—
Werbungskostenpauschale	-11,00	-11,00
Steuerbemessungsgrundlage vor Aktivitätsfreibetrag	1.681,60	1.886,60
Aktivitätsfreibetrag 2027	—	-1.250,00
Steuerbemessungsgrundlage nach Aktivitätsfreibetrag	1.681,60	636,60
Zuverdienst netto *)	1.061,29	1.642,96
Einkünfte Pension und Zuverdienst gesamt:
Steuerbemessungsgrundlage gesamt	5.817,60	4.772,60
Lohnsteuer gesamt nach Abzug von Absetzbeträgen *)	1.572,97	1.196,31
Einkommen gesamt netto	4.255,63	4.837,29
Monatliche Ersparnis ab 2027 in Euro		581,67
Was netto übrig bleibt vom  Bruttozuverdienst (in %)	53,06%	82,15%

*) Zuverdienst brutto minus SV, minus Lohnsteuer

Anmerkungen: Keine Berücksichtigung von Sonderzahlungen (13., 14. Gehalt), da mit festem Satz besteuert wird!
Keine Anpassung der Steuerwerte 2027, da noch unbekannt.

Beispiel 3
Zuverdiener – Selbständiger Geschäftsführer: verdient neben der Pension (2.000 Euro brutto) zusätzlich 1.900 Euro auf Honorarbasis brutto monatlich

Monatswerte in Euro

	2026	2027
Pension brutto	2.000,00	2.000,00
SV DNA (KV) 6%	-120,00	-120,00
Lohnsteuer nach Abzug von Absetzbeträgen	-78,22	-78,22
Pension netto	1.801,78	1.801,78
Zuverdienst (Honorar) brutto	1.900,00	1.900,00
Betriebsausgabenpauschale	-114,00	-114,00
15% Gewinnfreibetrag *)	-202,90	-222,90
Summe Sozialversicherung **)	-437,70	-302,28
Steuerbemessungsgrundlage vor Aktivitätsfreibetrag	1.145,40	1.260,82
Aktivitätsfreibetrag 2027	—	-1.250,00
Steuerbemessungsgrundlage nach Aktivitätsfreibetrag	1.145,40	10,82
Zuverdienst netto ***)	1.118,68	1.594,47
Einkünfte Pension und Zuverdienst gesamt:
Steuerbemessungsgrundlage gesamt	3.025,40	1.890,82
Steuer gesamt nach Abzug von Absetzbeträgen	421,84	81,47
Einkommen gesamt netto	2.920,46	3.396,25
Monatliche Ersparnis ab 2027 in Euro		475,79
Was netto übrig bleibt vom  Bruttozuverdienst (in %)	58,88%	83,92%

*) 2027 leicht abweichender Betrag zu 2026 wegen Reduktion des GFB aufgrund unterschiedlicher bezahlter SVS
**) PV-Satz reduziert sich von 18,50% auf 10,18% von 2026 auf 2027
***) Zuverdienst brutto minus SV, minus Steuer

Beispiel 4
Aufschieber – Eine Person überlegt, ob sie den Pensionsantritt aufschieben und weiterhin monatlich 3.500 EUR verdienen soll. Alternativ könnte sie sofort in Pension gehen, eine Bruttopension von 2.200 EUR beziehen und daneben weiterhin 3.500 EUR brutto monatlich verdienen.

Monatswerte in Euro

	2026	2027
Aktives Einkommen brutto	3.500,00	3.500,00
SV DNA (KV, AK-Umlage, WBF) 5,12%	-179,20	-179,20
SV DNA (PV) 10,25%	-358,75	—
Werbungskostenpauschale	-11,00	-11,00
Steuerbemessungsgrundlage vor Aktivitätsfreibetrag	2.951,05	3.309,80
Aktivitätsfreibetrag 2027	—	-1.250,00
Steuerbemessungsgrundlage nach Aktivitätsfreibetrag	2.951,05	2.059,80
Lohnsteuer nach Abzug von Absetzbeträgen	-435,07	-167,69
Aktives Einkommen netto *)	2.526,99	3.153,11
Monatliche Ersparnis ab 2027 in Euro		626,13
Was netto übrig bleibt vom  Bruttoverdienst (in %)	72,20%	90,09%

*) Einkommen brutto minus SV, minus Lohnsteuer

Anmerkungen: Keine Berücksichtigung von Sonderzahlungen (13., 14. Gehalt), da mit festem Satz besteuert wird! Keine Anpassung der Steuerwerte 2027, da noch unbekannt.

Beispiel 5
Vergleich: Aufschieben oder Zuverdienen

Jemand überlegt, entweder die Pension aufschieben und verdient weiterhin 3.500 Euro monatlich. Oder er geht gleich in Pension (2.200 Euro brutto) und arbeitet nebenbei weiter, wo er weiterhin 3.500 Euro monatlich erhält.

Annahmen: Stand Pensionskonto 30.800 Euro Jahreswert inkl. Sonderzahlungen.

Monatswerte in Euro

	Aufschieben	Dazuverdienen
Pension brutto		2.200,00
SV DNA (KV) 6%		-132,00
Lohnsteuer nach Abzug von Absetzbeträgen		-154,03
Pension netto		1.913,97
Zuverdienst brutto	3.500,00	3.500,00
SV DNA (KV, AK-Umlage, WBF) 5,12%	-179,20	-179,20
Werbungskostenpauschale	-11,00	-11,00
Steuerbemessungsgrundlage vor Aktivitätsfreibetrag	3.309,80	3.309,80
Aktivitätsfreibetrag 2027	-1.250,00	-1.250,00
Steuerbemessungsgrundlage nach Aktivitätsfreibetrag	2.059,80	2.059,80
Lohnsteuer Zuverdienst	167,69	726,00
Zuverdienst netto *)	3.153,11	2.593,90
Einkommen gesamt netto	3.153,11	4.507,87

 

Erhöhung der Pension für Aufschieber
Plus 1,78 % in Pensionskonto	62,30
Plus 5,1 % gem. § 5 APG (für längeres Arbeiten) **)	115,38
Pensionsplus für ein Jahr Aufschieben pro Monat	177,68
Amortisationsdauer in Jahren ***)	12,38 Jahre

*) Zuverdienst brutto minus SV, minus Steuer
**) Wer bis zu drei Jahre länger arbeitet als das Regelpensionsalter, erhält jeweils 5,1 % Bonus am Pensionskonto gutgeschrieben.
***) Das Pensionsplus für ein Jahr aufschieben, wird dem Verzicht auf ein Jahr Pension in Höhe von 2.200 Euro gegenübergestellt.

Anmerkungen: Keine Berücksichtigung von Sonderzahlungen (13., 14. Gehalt), da mit festem Satz besteuert wird! Keine Anpassung der Steuerwerte 2027, da noch unbekannt.

Wenn die Finanz die Kasse prüft: Leitfaden zur Registrierkassennachschau

Unternehmer und Unternehmerinnen mit Barumsätzen müssen damit rechnen, dass die Finanzpolizei oder das Finanzamt die Registrierkasse überprüft. Eine solche Registrierkassennachschau kann mitunter sehr kurzfristig oder unangekündigt erfolgen. Ziel ist es, Manipulationen zu verhindern und die Einhaltung der Aufzeichnungs- und Belegerteilungspflichten zu kontrollieren.

Die Registrierkassenpflicht gilt grundsätzlich ab einem Jahresumsatz von mehr als 15.000 Euro netto und Barumsätzen von mehr als 7.500 Euro netto, wobei auch Kartenzahlungen mitzählen. Es gibt Ausnahmen (z.B. gewisse Vereinsfeste, Umsätze im Freien). Zusätzlich besteht eine allgemeine Belegerteilungspflicht: Bei jeder Barzahlung ist ein Beleg auszustellen und eine Kopie sieben Jahre aufzubewahren.

Checkliste: So sind Sie auf die Registrierkassennachschau vorbereitet

Die folgende Checkliste können Sie als praktische Vorbereitungshilfe verwenden und im Betrieb aufliegen lassen:

Organisatorische Vorbereitung und Dokumentation
o	Ansprechperson im Betrieb benennen (z.B. Geschäftsführung, Filialleitung, Kassenverantwortliche)
o	Kontaktdaten der Steuerberatungskanzlei griffbereit halten
o	Verfahrensdokumentation zur Kasse vollständig und aktuell halten (Bedienungsanleitung, interne Prozesse, Verantwortlichkeiten)
Technische Vorbereitung und Dokumentation
o	Bestätigung, dass die Registrierkasse RKSV‑konform ist, inklusive aktiver technischer Sicherheitseinrichtung (Signaturkarte)
o	Ausdruck oder Datei mit Registrierungsbestätigung der Kasse (FinanzOnline‑Auszug)
o	Startbeleg vorhanden und abgelegt; Protokoll der Kassenregistrierung in FinanzOnline ausgedruckt oder elektronisch auffindbar
o	Seriennummern von Kasse und Signaturkarte dokumentiert
o	Kassen‑Software am aktuellen Stand (Updates des Herstellers eingespielt)
Dokumentation der laufenden Kassenführung
o	Für jede Barzahlung wird ein vollständiger Beleg ausgegeben, Kopien werden gespeichert
o	Tagesabschlüsse werden täglich, Monatsabschlüsse zeitgerecht durchgeführt und dokumentiert
o	Wechselgeldbestand ist dokumentiert; Kassenübergaben werden protokolliert, Umgang mit Differenzen und Stornos ist beschrieben
o	Stornos, Retouren, Trinkgelder und Rabatte sind nachvollziehbar erfasst und im System entsprechend gekennzeichnet
o	Sicherungen der Kassendaten (z.B. externe Festplatte, Server, Cloud‑Backup)
o	Datenerfassungsprotokolle (DEP 7 und DEP 131) regelmäßig sichern und vor unbefugtem Zugriff schützen. Empfehlung: mind. quartalsweise Sicherung; bei Online-Kassensystemen mit automatischer Sicherung trotzdem externe Sicherung zumindest jährlich
o	Übertrag in Buchhaltung und Dokumentation zum Abgleich mit Registrierkasse
o	Kassendaten und sonstige Aufzeichnungen: sieben Jahre Aufbewahrungspflicht
Verhalten im Prüfungsfall
o	Ruhe bewahren, Dienstausweise zeigen lassen, nach dem Zweck der Kontrolle fragen und Prüfungsauftrag zeigen lassen
o	Sofort die benannte Ansprechperson und möglichst rasch die Steuerberatungskanzlei informieren
o	Kassenjournal bzw. Exportdateien im BMF‑Format (z.B. Datenerfassungsprotokolle DEP‑Export) auf Verlangen bereitstellen
o	Nullbeleg in Anwesenheit des Prüfers erstellen. Der Nullbeleg ist ein manipulationssicherer Beleg, dessen QR-Code mit einer speziellen Prüf-App kontrolliert wird.
o	Nur tatsächliche Abläufe schildern, keine Spekulationen; Unklarheiten offen ansprechen
o	Feststellungen in der Niederschrift sorgfältig lesen; bei Unklarheiten um Erklärung bitten, bevor unterzeichnet wird

Steuertipps zum Jahresende 2025

Mit dieser Checkliste verpassen Sie keine Möglichkeit, noch vor dem 31. Dezember Steuern zu sparen.

Tipps zum Jahresende 2025 für Unternehmer
o	Abschreibung ausnutzen Für Investitionen können Sie eine Halbjahres-AfA (Absetzung für Abnutzung), eine degressive Abschreibung oder eine beschleunigte Gebäude-Abschreibung absetzen, wenn das Anlagegut noch vor Jahresende in Betrieb genommen wird. Hinweis: Wer nach Unternehmensrecht (UGB) bilanziert, kann die degressive Abschreibung nur dann steuerlich nutzen, wenn auch unternehmensrechtlich degressiv abgeschrieben wird.
o	Sofortabsetzung ausnutzen durch Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) Geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 1.000 Euro exklusive Umsatzsteuer können Sie im Jahr der Anschaffung sofort absetzen. Wenn Sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, weil Sie z.B. Kleinunternehmer oder Arzt sind, gilt die Investition inklusive Umsatzsteuer als 1.000-Euro-Grenze. Tipp: Wer den Gewinn- oder Investitionsfreibetrag nutzen möchte, muss auf mindestens vier Jahre abschreiben.
o	Natürliche Personen: Gewinnfreibetrag prüfen Der Gewinnfreibetrag beträgt bis zu 15 Prozent vom Unternehmensgewinn und betrifft natürliche Personen (nicht für GmbHs). Bis zu einem Gewinn von 33.000 Euro sind es 15 Prozent – und damit können Sie bis zu 4.950 Euro absetzen ohne dafür etwas zu tun. Bei einem höheren Gewinn können Sie vor Jahresende z.B. in Wertpapiere investieren, um den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag von bis zu 13 Prozent auszunutzen. Fragen Sie Ihre Bank nach einer Liste der § 14-Wertpapiere. Auch öffentliche Anleihen von Bund, Ländern und Gemeinden sind erlaubt. Wer den Gewinn mittels Pauschalierung ermittelt, kann keinen investitionsbedingten Gewinnfreibetrag absetzen. Tipp: Wichtig ist eine Gewinnprognose für 2025, damit Sie rechtzeitig ordern können. Dabei unterstützen wir Sie gerne.
o	Investitionsfreibetrag (IFB) – erhöht ab November 2025 Der Investitionsfreibetrag führt ebenfalls zu einer zusätzlichen Betriebsausgabe im Jahr der Anschaffung oder Herstellung zusätzlich zur normalen Abschreibung. Für normale Investitionen beträgt der IFB 10 Prozent der Anschaffungs- oder Herstellungskosten, für Investitionen im Bereich Ökologie gibt es immerhin 15 Prozent. Tipp: Im Zeitraum vom 1. November 2025 bis 31. Dezember 2026 wird der IFB auf 20 und der Öko-IFB auf 22 Prozent erhöht. Allerdings kann die Investition nicht gleichzeitig für den investitionsabhängigen Gewinnfreibetrag verwendet werden. Steueroptimierer kaufen Wertpapiere für den Gewinnfreibetrag und nutzen „andere“ Investitionen für den Investitionsfreibetrag (IFB). Wer den Gewinn mittels Pauschalierung ermittelt, kann keinen IFB geltend machen. Tipp: Für E-Fahrzeuge gibt es aktuell 22 Prozent IFB.
o	Einnahmen-Ausgaben-Rechner: Ausgaben und Einnahmen verschieben Wenn Sie noch heuer Rechnungen bezahlen, verringern Sie das steuerpflichtige Einkommen. Gleiches gilt, wenn Ihre Kunden erst nächstes Jahr bezahlen. Die Bezahlung der erwarteten Nachzahlung in der Sozialversicherung ist noch heuer absetzbar, wenn sie seriös auf Basis einer Prognoserechnung geschätzt wird. Auch Vorauszahlungen sind möglich. Zwei Punkte sollten Sie allerdings beachten: 1. Regelmäßige Einnahmen und Ausgaben werden dem Jahr zugerechnet, in das sie wirtschaftlich gehören, wenn sie 15 Tage rund um den Jahreswechsel gezahlt werden. 2. Vorauszahlungen für Beratungs-, Bürgschafts-, Fremdmittel-, Garantie-, Miet-, Treuhand-, Vermittlungs-, Vertriebs- oder Verwaltungskosten sind nur für das laufende und nächste Jahr gültig. Wer zwei Jahre vorauszahlt, muss aufteilen. Beiträge an die SVS, die infolge einer Hinaufsetzung der vorläufigen Beitragsgrundlage vorgeschrieben werden, können ebenfalls steuerlich wirksam vor dem Ende des Kalenderjahrs bezahlt werden.
o	Umsatzsteuergrenze für Kleinunternehmer 2025 Ab 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung bis zu einem Jahresumsatz von 55.000 Euro. Ab dem Zeitpunkt an dem die Umsatzgrenze überschritten wird, werden alle weiteren Umsätze umsatzsteuerpflichtig. Für vergangene Umsätze kommt es zu keiner rückwirkenden Steuerpflicht. Bei einer geringfügigen Überschreitung (bis 60.500 Euro) gilt die Steuerbefreiung noch bis Ende des Kalenderjahres. Ihre Umsätze werden erst im Folgejahr steuerpflichtig. Bestimmte steuerfreie Umsätze (z.B. Umsatz aus ärztlicher Tätigkeit) fallen nicht in die Kleinunternehmergrenze. Achtung: Der Verwaltungsgerichtshof hat festgestellt, dass für die Kleinunternehmergrenze die verrechenbaren Beträge der ausgeführten Leistungen zählen (und nicht die vereinnahmten Entgelte). Damit wirkt sich ein Verschieben der Bezahlung einer erbrachten Leistung ins nächste Jahr nicht auf die Grenze im heurigen Jahr aus. Hinweis: Seit 2024 gibt es für Kleinunternehmer, die in einem anderen EU-Mitgliedsstaat tätig sind, die unionsweite Kleinunternehmerregelung. Voraussetzung ist, dass der unionsweite Jahresumsatz sowohl im Vorjahr als auch im laufenden Jahr unter 100.000 Euro bleibt und ein Antrag gestellt wurde.
o	Einkommensteuergrenze für Kleinunternehmer Diese Pauschalierungsmöglichkeit gibt es bis maximal 55.000 Euro Jahresumsatz und für Einkünfte aus selbständiger Arbeit oder aus Gewerbebetrieb. Kleinvermietungen können die Pauschalierung nicht nutzen – ebenso wenig wesentlich beteiligte GmbH-Geschäftsführer, Aufsichtsratsmitglieder oder Stiftungsvorstände. Die Pauschalierung kann unabhängig von der Kleinunternehmer-Befreiung in der Umsatzsteuer in Anspruch genommen werden. Dienstleistungsunternehmen können 20 Prozent der Betriebseinnahmen als Ausgaben absetzen, bei allen anderen Betrieben sind es 45 Prozent. Überschreitet der Umsatz die Grenze nur geringfügig (bis maximal 60.500 Euro Jahresumsatz), kann die Pauschalierung im aktuellen Kalenderjahr weiterhin angewendet werden und fällt erst im Folgejahr weg. Tipp: Da sich die Grenze auf die vereinnahmten Entgelte bezieht, kann es sinnvoll sein, Umsätze ins Folgejahr zu verschieben.
o	GSVG-Befreiung für Kleinunternehmer Kleinunternehmer sind von den Kranken- und Pensionsversicherungsbeiträgen befreit. Dazu muss der Antrag bis Jahresende bei der Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) eintreffen. Voraussetzungen: Gewinn max. Geringfügigkeitsgrenze (2025: 6.613,20 Euro) und Jahresumsatz max. 55.000 Euro und innerhalb der letzten fünf Jahre nicht mehr als 12 Monate GSVG-/FSVG-Pflichtversicherung oder über 60 Jahre alt oder über 57 Jahre alt und innerhalb der letzten fünf Jahre vor der Antragstellung die erwähnten Einkommens- und Umsatzkriterien erfüllt
o	Bücher und Aufzeichnungen aus 2018 vernichten Schaffen Sie Platz! Denn Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere des Jahres 2018 dürfen mit Jahresende vernichtet werden. Dann läuft die Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren ab. Weiterhin aufheben müssen Sie: Unterlagen für ein anhängiges Abgabenverfahren Aufzeichnungen und Unterlagen zu Grundstücken (12 oder 22 Jahre; empfehlenswert: dauerhafte Aufbewahrung wegen der Immobilienertragsteuer). Unterlagen für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem Sie Parteistellung haben Lohnverrechnungs-Unterlagen (z.B. für die Erstellung eines Dienstzeugnisses) Unterlagen für den Mini-One-Stop-Shop (MOSS) müssen Sie 10 Jahre aufbewahren. Unterlagen im Zusammenhang mit Corona-Förderungen, Energiekostenzuschuss: 10 Jahre (relevant ab 2020) Tipp: Steigen Sie auf elektronische Belege und papierloses Buchen um. Sie können Papierbelege einscannen oder gleich elektronisch erstellen bzw. empfangen. Wichtig: Die Belege müssen so archiviert sein, dass eine inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht möglich ist. Wir beraten Sie hier gerne!
o	Gruppenantrag an das Finanzamt schicken Für GmbHs lohnt es sich zu prüfen, ob ihnen ein Tochterunternehmen für das Jahr 2025 einen Verlust bescheren wird. Mit der Gruppenbesteuerung ist es möglich, Gewinne und Verluste von beteiligten Gesellschaften zu addieren und daraus die Körperschaftsteuer zu berechnen. Verluste wirken sich dadurch sofort auf die Steuerlast aus. Auch Verluste ausländischer Töchter dürfen abgezogen werden. Voraussetzung: Ein schriftlicher Antrag bis zum 31.12.2025 an das Finanzamt, wenn Sie noch Verluste aus 2025 mit Gewinnen gegenverrechnen wollen. Die Gruppe gilt dann für mindestens drei Jahre.
o	Selbständige mit Kind: Abgrenzung Kinderbetreuungsgeld aus 2023 Wer im Jahr 2023 Kinderbetreuungsgeld bezogen hat und daneben noch etwas verdient hat, sollte die Zuverdienstgrenze im Auge behalten. Für Einkünfte außerhalb eines Dienstverhältnisses kann man noch bis zum Jahresende eine Abgrenzung an die Krankenkasse schicken. Dann werden nur die Monate mit Kinderbetreuungsgeld geprüft.

Tipps zum Jahresende 2025 für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
o	Steuerfreie Zukunftssicherung prüfen Dienstnehmer, die Prämien für Lebens-, Kranken-, Unfall- oder Pensionsversicherungen bis zu 300 Euro pro Jahr von ihrem Dienstgeber bezahlt bekommen, zahlen dafür keine Lohnsteuer und Sozialversicherung. Wichtig: Die Begünstigung muss für alle Arbeitnehmer oder für eine bestimmte Gruppe gelten. Tipp: Bei monatlichen Zahlungen der Prämie erhöht sich das Jahressechstel.
o	Mitarbeiterkapitalbeteiligung Gratis- oder verbilligte Anteile am Unternehmen des Arbeitsgebers – üblich ist das beispielsweise bei Aktiengesellschaften – können bis zu 3.000 Euro steuerfrei und sozialversicherungsfrei an Mitarbeiter ausgegeben werden. Die Abgabenfreiheit knüpft jedoch an eine Reihe von Bedingungen. Für Start-Ups gibt es seit 2024 eine eigene steuerliche Begünstigung.
o	Mitarbeiterprämie und Gewinnbeteiligung  Eine Gewinnbeteiligung kann steuerfrei bis zu 3.000 Euro pro Mitarbeiter und Jahr entweder allen Mitarbeitern oder einer bestimmten Gruppe gewährt werden, sofern das Unternehmen im Vorjahr ausreichend Gewinn gemacht hat. Die Mitarbeiterprämie beträgt 2025 1.000 Euro und muss nicht an eine bestimmte Mitarbeitergruppe ausbezahlt werden. Eine Bindung an eine lohngestaltende Vorschrift ist diesmal auch nicht vorgesehen. Beide Prämien sind nur steuer- aber nicht sozialversicherungsfrei und dürfen insgesamt nicht mehr als 3.000 Euro betragen.
o	Lohnverrechnung aufrollen Der Dienstgeber kann – muss aber nicht – die Bezüge 2025 für den Dienstnehmer aufrollen und neu berechnen. Damit gleicht man die Lohnsteuer bei unregelmäßigen Bezügen aus. Dieses Service kann die Arbeitnehmerveranlagung ersparen. Tipp: Bei ganzjähriger Beschäftigung kann der Arbeitgeber auch die Gewerkschafts- und Kirchenbeiträge mitberücksichtigen.
o	Betriebsfeiern veranstalten Bis 365 Euro pro Jahr und Arbeitnehmer dürfen Veranstaltungen wie Weihnachtsfeier, Betriebsausflug etc. kosten. Wird es teurer, muss man Sozialversicherung und Lohnsteuer für den Betrag darüber bezahlen. Erfreulich: Berufliche Veranstaltungen im Interesse des Arbeitgebers schöpfen die Freibeträge nicht aus. Das Bundesfinanzgericht (BFG) hat entschieden, dass Veranstaltungen zur Förderung des Betriebsklimas nicht als Entlohnung gelten. Diese Entscheidung liegt aktuell beim Verwaltungsgerichtshof (VwGH) zur Überprüfung.
o	Gutscheine schenken  Schenken Sie Ihren Arbeitnehmern bis zu 186 Euro pro Jahr in Form von Sachgeschenken, Goldmünzen oder Gutscheinen. Diese sind lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Sachzuwendungen anlässlich eines Firmen- oder Dienstjubiläums sind zusätzlich bis 186 Euro steuerfrei.
o	Kinderbetreuung sponsern Eltern machen Sie eine steuerfreie Freude, indem Sie Kinderbetreuung mit bis zu 2.000 Euro unterstützen. Der Betrag gilt pro Kind bis 14 Jahre. Seit 2024 ist ein Kostenersatz an den Arbeitnehmer erlaubt und der Arbeitgeber muss nicht mehr direkt an den Kindergarten, Hort etc. überweisen. Außerdem muss der Zuschuss entweder allen oder einer bestimmten Gruppe von Arbeitnehmern gewährt werden. Der kostenlose oder vergünstigte Besuch eines Betriebskindergartens bleibt auch dann steuerfrei, wenn externe Kinder die Einrichtung nutzen. Der Anteil der Mitarbeiterkinder spielt dabei keine Rolle.
o	Öffi-Ticket sponsern Damit das Öffi-Ticket abgabenfrei ist, muss entweder der Wohnort oder die Arbeitsstätte der Beschäftigten in Österreich liegen. Das Ticket kann auch vom Arbeitnehmer bezahlt und vom Arbeitgeber ersetzt werden. Achtung: Das Pendlerpauschale ist nur abzüglich Ticketwert absetzbar, der Pendlereuro wird ungekürzt gutgeschrieben. Tipp: Ersatz des Klimatickets ist als besonderes „Motivationszuckerl“ möglich.
o	Mitarbeiterrabatt Rabatte für Produkte oder Dienstleistungen des Arbeitsgebers sind bis maximal 20 Prozent steuerfrei. Ist der Rabatt höher, können bis zu 1.000 Euro pro Mitarbeiter und Jahr steuerfrei gewährt werden. Der Rabatt muss außerdem allen oder einer Gruppe von Arbeitnehmern zustehen und steht auch ehemaligen Mitarbeitern zu.
o	Jahressechstel mit sechs Prozent Lohnsteuer optimieren Wenn Sie unregelmäßige Bezüge bekommen (z.B. für Überstunden, Nachtarbeit, Schmutz, Erschwernis, Gefahrzulagen) oder wenn der Sachbezug nur zwölf Mal verrechnet wird, dann wird das Jahressechstel nicht optimal ausgenutzt. Tipp: Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter mit einer steuergünstigen Prämie. Wir berechnen gerne für Sie das verbleibende Jahressechstel, sofern Sie die Überstunden und Zulagen für Dezember bereits abschätzen können.
o	Werbungskosten bezahlen Wer Werbungskosten heuer bezahlt, kann sie noch von der Steuer absetzen. Es bieten sich folgende Posten an: Fachliteratur, Aus- und Fortbildungskosten (Seminare, Kurse, Schulungen mit allen Nebenkosten, wie Fahrtkosten und Diäten), Umschulungskosten, Familienheimfahrten, Kosten für eine doppelte Haushaltsführung, Telefonspesen, Mitgliedsbeiträge etc. Tipp: Tätigen Sie Vorauszahlungen. Diese sind dann noch heuer Werbungskosten.
o	Telearbeit Für jeden Homeoffice- bzw. Telearbeitstag stehen drei Euro Telearbeitspauschale zu (max. für 100 Tage pro Jahr). Dieser Betrag kann vom Arbeitgeber abgabenfrei ausbezahlt werden. Wer weniger oder gar nichts erhält, kann zumindest die Differenz als Werbungskosten absetzen. Auch die Kosten bis zu 300 Euro für den Arbeitsplatz (z.B. Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) können abgesetzt werden, wenn zumindest 26 Tage im Homeoffice gearbeitet wurde. Tipp: Ab 2025 gilt auch Arbeiten in Coworking-Spaces, Kaffeehaus oder Park als Telearbeitstag, sofern nicht auch noch im Büro gearbeitet wird.
o	Arbeitnehmerveranlagung 2020 einreichen Wer Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen aus 2020 geltend machen möchte, sollte sich beeilen, denn für die Arbeitnehmerveranlagung 2020 ist der 31.12.2025 der letzte Tag zur Einreichung (Postkasten am Finanzamt bzw. Übermittlungszeit FinanzOnline 24:00 Uhr). Tipp: Wenn es mit der Frist knapp wird, können Sie das Formular L1 Arbeitnehmerveranlagung mit Ihren Grunddaten bis 31.12. abgeben und im Wege einer Beschwerde Ihre Werbungskosten nachreichen.

Tipps zum Jahresende 2025 für alle
o	Schenkungsmeldung nicht vergessen Weihnachten ist das Fest des Schenkens. Man zahlt zwar keine Schenkungssteuer mehr, muss aber wertvolle Geschenke dem Finanzamt bekanntgeben. Nahe Angehörige müssen melden, wenn sie mehr als 50.000 Euro innerhalb eines Jahres schenken. Bei Fremden beträgt die Grenze 15.000 Euro innerhalb von fünf Jahren. Grundstücksschenkungen sind ausgenommen. Das Finanzamt verlangt die Meldung innerhalb von drei Monaten und verpflichtet den Geber und den Nehmer. Wird nicht gemeldet, droht eine Strafe bis zu 10 Prozent der Schenkung.
o	Prämien fürs Bausparen und Zukunftsvorsorge kassieren Für die prämienbegünstigte Zukunftsvorsorge können Sie in 2025 bis zu 150,99 Euro an Prämie kassieren (Einzahlung von 3.552,66 Euro). Für Bausparer gibt es maximal 18 Euro (Einzahlung 1.200 Euro pro Jahr). Tipp: Wenn der Vertrag vor 10 Jahren abgeschlossen wurde, können Sie die prämienbegünstigte Zukunftsvorsorge kündigen. Fragen Sie Ihren Versicherungsbetreuer, ob eine Kündigung bzw. ein Umstieg auf ein neues Modell für Sie möglich und sinnvoll ist.
o	Steuerberatung und Kirchenbeitrag bezahlen  An Kirchenbeitrag können Sie bis zu 600 Euro absetzen. Und zwar auch dann, wenn Sie für Partner oder Kinder bezahlen. Steuerberatungskosten sind unbegrenzt absetzbar. Tipp: Der Kirchenbeitrag wird automatisch ans Finanzamt übermittelt. Sie brauchen keine Zahlungsbestätigung mehr. Prüfen Sie in FinanzOnline, ob die Zahlung mit der Meldung übereinstimmt.
o	Spenden Spenden sind bis zu 10 Prozent des laufenden Gewinns oder 10 Prozent der Einkünfte des laufenden Jahres absetzbar. Der Spendenempfänger muss aber auf der Spendenliste stehen. Die Spendenliste ist seit 2024 wesentlich erweitert, da nunmehr auch für gemeinnützige und mildtätige Vereine die Aufnahme auf die Spendenbegünstigungsliste möglich ist. Vielleicht können Sie daher auch an Ihren Lieblingsverein steuerbegünstigt spenden! Tipp: Spenden werden automatisch ans Finanzamt gemeldet. Dazu braucht die Spendenorganisation Ihren Vor- und Zunamen laut Meldezettel sowie Ihr Geburtsdatum.
o	Öko-Förderantrag stellen Seit 2022 kann man einen Pauschalbetrag in Höhe von 800 Euro pro Jahr für thermisch-energetische Sanierung und 400 Euro für Heizkesseltausch absetzen. Voraussetzung ist, dass dafür eine Bundesförderung gewährt wird und dass die Ausgaben nach Abzug der Kosten 4.000 Euro (Sanierung) bzw. 2.000 Euro (Kesseltausch) übersteigen. Die Pauschale kann erstmalig im Jahr der Auszahlung der Förderung und in den weiteren vier Jahren abgesetzt werden. Die Daten werden automatisch an das Finanzamt gemeldet. Tipp: Je rascher der Antrag gestellt wird, desto schneller erfolgt die Auszahlung und die Meldung der Sonderausgaben-Pauschale ans Finanzamt.
o	Außergewöhnliche Belastungen bezahlen Absetzbar mit Selbstbehalt sind Krankheitskosten (Arzt, Medikamente, Spital, Zahnarzt usw.), Ausgaben für Kur, Alters- und Pflegeheim sowie nicht gedeckte Begräbniskosten. Ohne Selbstbehalt: Kosten bei Behinderung, bestimmten Krankheiten wie Diabetes, Katastrophenschäden und auswärtiger Berufsausbildung der Kinder.
o	Für Vermieter: Substanzabgeltung überweisen Häufig haben Vermieter ihre Liegenschaften bereits an die nächste Generation verschenkt, sich jedoch das Fruchtgenussrecht behalten. Um die Möglichkeit der Gebäudeabschreibung (und auch der Herstellungsfünfzehntel) nicht zu verlieren, muss es eine Vereinbarung zur Zahlung einer sogenannten „Substanzabgeltung“ an den Liegenschaftseigentümer geben. Wichtig: Die Zahlung muss heuer noch nachweislich – am besten per Überweisung – fließen, damit diese für 2025 als Ausgabe geltend gemacht werden kann!

 

Höhere GrESt für Immobiliengesellschaften

Im Grunderwerbsteuergesetz (GrEStG) wurde mit 1.7.2025 der Begriff der Immobiliengesellschaft neu geschaffen. Für diese Gesellschaften werden Share-Deals in Bezug auf die Grunderwerbsteuer (GrESt) empfindlich teurer.

Eine Immobiliengesellschaft liegt vor, wenn der Schwerpunkt der Gesellschaft in der Veräußerung, Vermietung oder Verwaltung von Grundstücken liegt. Trifft eines der beiden folgenden Kriterien zu, handelt es sich um eine Immobiliengesellschaft:

1. Das Vermögen der Gesellschaft besteht überwiegend aus Grundstücken, die nicht für eigene betriebliche Zwecke genutzt werden. Veräußerung, Vermietung und Verwaltung von Grundstücken zählen hierbei nicht als betrieblicher Zweck.
2. Die Einkünfte der Gesellschaft werden überwiegend durch die Veräußerung, Vermietung oder die Verwaltung von Grundstücken erzielt.

Gemischt genutzte Grundstücke müssen für die Beurteilung aufgeteilt werden.

Für Immobiliengesellschaften beträgt die Steuer 3,5 % vom gemeinen Wert (das ist i.d.R. der Verkehrswert) – anstelle von 0,5% vom Grundstückswert, der zumeist wesentlich niedriger ist. Ausgenommen von dieser Verschärfung sind Anteilsübertragungen, wenn vor und nach der Transaktion nur nahe Angehörige an der Gesellschaft beteiligt sind.

Weitere Informationen über die GrESt-Änderungen

Budgetbegleitgesetz 2025: Artikel 59 – Änderung des Grunderwerbsteuergesetzes 1987 (ab Seite 41 geht es los)
Unternehmensserviceportal (USP) – Grunderwerbsteuer (GrESt)
Finanzministerium: Information zum Budgetbegleitgesetz 2025 – Änderungen bei der Selbstberechnung der Grunderwerbsteuer und Immobilienertragsteuer in FinanzOnline für Parteienvertreter

Incoterms 2020 und hilfreiche Links

Weitere Informationen zu Incoterms

ICC Austria – Internationale Handelskammer: Incoterms 2020
WKO: Incoterms
WKO: Tabelle Incoterms
WKO: FAQ Incoterms
Wikipedia: Incoterms

Weitere Informationen zu Zöllen USA

WKO: Infopoint USA Zölle
WKO: Außenwirtschaft USA

Die wichtigsten Incoterms

Wer ist wofür verantwortlich?

1) Gefahrenübergang auf den Käufer bei CIP und CPT schon ab Übergabe an den ersten Frachtführer.

2) Gefahrenübergang auf den Käufer bei CIF und CFR schon ab Beladung des Schiffs im Versendehafen.

 

V…Verkäufer, K … Käufer

Quelle: angelehnt an WKO: Tabelle Incoterms

5-Stufen-Leitfaden für eine nachhaltige Transformation für KMU

In einer Publikation von Accountancy Europe – übersetzt und publiziert in Österreich durch die österreichische Steuerberaterkammer – werden fünf erste Schritte genannt, die ein KMU unternehmen kann. Diese fünf Stufen sollen Anregungen geben, in welche Stoßrichtungen es in Sachen Nachhaltigkeit geht.

1. Kontakte knüpfen

KMU sind nicht alleine, wenn es um die Planung einer nachhaltigen Transformation geht. Je nach Branche und Unternehmensgröße gibt es unterschiedliche Ansprechpartner, die auch Förderungen anbieten. Ein paar Beispiele:

• Wirtschaftskammer und andere Berufsverbände: Erkundigen Sie sich nach Beratung und Fördermöglichkeiten. Eine interessante Förderung bietet beispielsweise KMU Digital & Green. Umfangreiche Informationen findet man auch auf https://www.gruenewirtschaft.at/ – eine der in der Wirtschaftskammer vertretenen Fraktionen.
• Nachhaltige und ethische Banken: Schwerpunkt liegt in der Finanzierung nachhaltiger Projekte.
• Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen: Unsere Branche ist Ansprechpartner Nummer 1, wenn es um Nachhaltigkeitsberichtserstattung (NaBe) geht. Wir unterstützen Sie gerne!
• Internationale Einrichtungen: Hier sind v.a. EU-Institutionen, Unis und forschungsnahe Institutionen gemeint.

2. Zukunftsvision entwickeln

Die UNO nennt 17 Ziele für nachhaltige Entwicklung. Jedes Unternehmen kann in der Unternehmensvision überlegen, zu welchen Zielen es in 5, 10 und 20 Jahren beitragen kann und wo Gefahr besteht, diese Ziele zu behindern. Auf dieser Grundlage kann das KMU ein detailliertes Visionsdokument entwickeln. Dabei können die in Schritt 1 genannten Unterstützungsquellen helfen.

3. Informationen zusammenfassen und bewerten

Welche Informationen zur Entwicklung einer Zukunftsvision benötigt werden, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Hier ein paar Beispiele:

• Gas- und Stromverbrauch
• verwendetes Material für Produkte und Verpackungen
• Fahrzeugnutzung (inkl. Antriebsart wie Benzin oder Strom)
• Wassernutzung (wofür/wo?) und Verbrauch (wie viel?)
• Abfallwirtschaft und Recycling
• Geschlechtervielfalt
• Arbeitsunfälle
• Entgeltpolitik
• Struktur und Führung
• Datenschutz

Wichtig ist, dass diese Daten regelmäßig (z.B. halb- oder ganzjährig) erhoben werden.

4. Wertschöpfungskette betrachten

Hier werden die wichtigsten Lieferantinnen und Lieferanten sowie Kundinnen und Kunden auf ihre Nachhaltigkeit hin untersucht. Dabei geht es vor allem um die folgenden wichtigen Aspekte:

• Besteht ein Länderrisiko hinsichtlich Korruption, Menschenrechten, Transparenz und Rechtsstaatlichkeit?
• Befinden sich diese in Hochrisiko-Sektoren wie Bergbau, Chemie, Forstwirtschaft, Öl und Gas, Agrarindustrie, verarbeitendes Gewerbe, Bauwesen?
• Gibt es Angaben zur Nachhaltigkeit und kann diesen Quellen vertraut werden?
• Besteht Abhängigkeit von wenigen Lieferanten oder Kunden für die Nachhaltigkeitsrisiken bestehen? Kann diese Abhängigkeit kurz- oder langfristig beseitig werden?
• Bestehen Risiken in der Zusammenarbeit mit nicht nachhaltigen Geschäftspartnern wie Rufschädigung oder Gefahr von Strafen (Stichwort Lieferkettengesetz in Deutschland).

5. Ziele entwickeln und umsetzen

Auf Basis der anderen Schritte können konkrete, realistische und überprüfbare Ziele entwickelt werden. Dabei können die ersten Ziele gemäß dem Motto „Beginne klein, denke groß“ gesetzt werden. Beispiele für erste Ziele in aufsteigender Umsetzungskomplexität:

• Energieeffiziente Lampen im Büro
• Verringerung Wasser- und Papierverbrauch
• Reduktion Reisetätigkeit
• Umfrage Mitarbeiter:innen-Zufriedenheit
• Überprüfung Führungsstruktur
• Umstellung Lieferkette, Suche nach neuen Anbieter:innen
• Neugestaltung von Produkten und Dienstleistungen

Quelle
Accountancy Europe: 5 Gründe, warum Nachhaltigkeit für KMU wichtig ist
Accountancy Europe: 5-Stufen-Leitfaden für eine nachhaltige Transformation für KMU
Die vollständigen Dokumente liegen im Mitgliederbereich der Kammer der Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen. Wir können Ihnen diese gerne jederzeit auf Nachfrage zur Verfügung stellen.

Gesetzlicher Mindestinhalt für Dienstzettel und Dienstvertrag

 

Arbeiter und Angestellte

Für Arbeiter und Angestellte gelten die Vorschriften des § 2 Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetz (AVRAG).
Fett gedruckte Passagen sind ab 28.3.2024 neu:

	Inhalt	Anmerkung
1.	Name und Anschrift des Arbeitgebers
2.	Name und Anschrift des Arbeitnehmers
3.	Beginn des Arbeitsverhältnisses
4.	Ende des Arbeitsverhältnisses	bei Befristung
5.	Dauer der Kündigungsfrist, Kündigungstermin, Hinweis auf das einzuhaltende Kündigungsverfahren	Alternativ: Verweis auf gesetzliche oder kollektivvertragliche Bestimmungen. Kündigungsverfahren: z.B. Schriftformgebot laut Kollektivvertrag
6.	gewöhnlicher Arbeits(Einsatz)ort, erforderlichenfalls Hinweis auf wechselnde Arbeits(Einsatz)orte, Sitz des Unternehmens	Alternativ: Verweis auf gesetzliche oder kollektivvertragliche Bestimmungen.
7.	allfällige Einstufung in ein generelles Schema,
8.	vorgesehene Verwendung, kurze Beschreibung der zu erbringenden Arbeitsleistung
9.	betragsmäßige Höhe des Grundgehalts oder -lohns, weitere Entgeltbestandteile wie z.B. Sonderzahlungen gegebenenfalls die Vergütung von Überstunden Fälligkeit und Art der Auszahlung des Entgelts	Alternativ: Verweis auf gesetzliche oder kollektivvertragliche Bestimmungen, außer bei Höhe des Grundgehalts oder -lohns.
10.	Ausmaß des jährlichen Erholungsurlaubes	Alternativ: Verweis auf gesetzliche oder kollektivvertragliche Bestimmungen.
11.	vereinbarte tägliche oder wöchentliche Normalarbeitszeit gegebenenfalls Angaben zu den Bedingungen für die Änderung von Schichtplänen	Alternativ: Verweis auf gesetzliche oder kollektivvertragliche Bestimmungen.
12.	Bezeichnung der anzuwendenden Normen der kollektiven Rechtsgestaltung (Kollektivvertrag, Satzung, Mindestlohntarif, festgesetzte Lehrlingsentschädigung, Betriebsvereinbarung) Hinweis auf den Raum im Betrieb, in dem diese zur Einsichtnahme aufliegen
13.	Name und Anschrift des Trägers der Sozialversicherung und der Betrieblichen Vorsorgekasse (BV-Kasse), bei Anwendbarkeit des Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungsgesetz (BUAG) Name und Anschrift der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse
14.	Dauer und Bedingungen einer vereinbarten Probezeit	Alternativ: Verweis auf gesetzliche oder kollektivvertragliche Bestimmungen.
15.	gegebenenfalls den Anspruch auf eine vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung	Alternativ: Verweis auf gesetzliche oder kollektivvertragliche Bestimmungen.

Weitere Informationen

Arbeiterkammer:
Muster Dienstzettel

Wirtschaftskammer:
Muster und Vorlagen

 

Freie Dienstnehmer

Für freie Dienstnehmer gelten die Vorschriften des § 1164a ABGB.
Fett gedruckte Passagen sind ab 28.3.2024 neu:

	Inhalt	Anmerkung
1.	Name und Anschrift des Dienstgebers, Sitz des Unternehmens
2.	Name und Anschrift des freien Dienstnehmers
3.	Beginn des freien Dienstverhältnisses
4.	Ende des freien Dienstverhältnisses	bei Befristung
5.	Dauer der Kündigungsfrist, Kündigungstermin
6.	vorgesehene Tätigkeit und eine kurze Beschreibung dieser Tätigkeit
7.	Entgelt, Fälligkeit und Art der Auszahlung des Entgelts	z.B. Überweisung
8.	Name und Anschrift des Trägers der Sozialversicherung und der Betrieblichen Vorsorgekasse (BV-Kasse)

Checkliste Aufbewahrungspflichten

Wie lange müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

✓	Was?	Dauer
	Buchhaltung, Lohnverrechnung, Rechnungswesen
☐	Bücher des Rechnungswesens, Aufzeichnungen, Belege (Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Frachtbriefe, Abrechnungen…)	7 Jahre
☐	Geschäftspapiere (Papier und Email)	7 Jahre
☐	Monats- und Jahresbeleg aus der Registrierkasse, Datenerfassungsprotokoll, Startbeleg	7 Jahre
☐	Inventurlisten	7 Jahre
☐	Unterlagen für Anlagenkäufe	7 Jahre
☐	Lohnverrechnungsunterlagen	7 Jahre
☐	Ausnahme: Personalstamm für Dienstzeugnis	30 Jahre
☐	Sonstige Unterlagen, die für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind	7 Jahre
☐	Kapitalgesellschaften zusätzlich: Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse / Konzernabschlüsse inkl. Lagebericht, empfangene Geschäftsbriefe und Kopie der abgesendeten Geschäftsbriefe	7 Jahre
☐	Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen an Nicht-Unternehmer in EU-Staaten (OSS)	10 Jahre
☐	Aufzeichnungen von Plattformen im Zusammenhang mit der umsatzsteuerlichen Plattformhaftung	10 Jahre
	Unterlagen COVID-19-Hilfen
☐	Investitionsprämie	10 Jahre
☐	Kurzarbeitsbeihilfe	10 Jahre
☐	Härtefallfonds	7 Jahre
☐	Ausnahme: Härtefallfonds Phase 1	10 Jahre
☐	Fixkostenzuschuss I und Fixkostenzuschuss 800.000	7 Jahre
☐	Ausfallsbonus I, II, III	7 Jahre
☐	Verlustersatz I, II, III	7 Jahre
	Unterlagen im Zusammenhang mit Immobilien
☐	Belege Anschaffungs- und Herstellungskosten von Grund und Boden, Gebäuden, Baurechten, Superädifikaten	22 Jahre
☐	Belege für Instandhaltung und Instandsetzung	22 Jahre
	Tipp: Wir empfehlen diese Belege niemals zu vernichten, da sie bei Verkauf relevant sein können (z.B. Immobilien-Ertragsteuer)
	Fristverlängerung
☐	Unterlagen, die ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren betreffen (z.B. Beschwerde Finanzamt, Betriebsprüfung)	Verlängerung bis Verfahrensende
☐	Abweichendes Wirtschaftsjahr	Verlängerung bis Ende jeweiliges Kalenderjahr
	Dauerakt
☐	Unterlagen, die für Beweisführung wichtig sind (z.B. Arbeits-, Gesellschafts-, Darlehens-, Kredit-, Miet-, Pacht- oder Leasingverträge)	dauerhaft
	Unterlagen, die man aufgrund Datenschutzes vernichten muss
☐	Bewerbungsunterlagen bei Absage	7 Monate
☐	Personenbezogene Daten müssen grundsätzlich nach Verwendung gelöscht werden; spätestens jedoch bei Aufforderung zur Löschung oder Widerruf der Verarbeitungszustimmung. Keine Löschungspflicht, wenn Daten für Vertragserfüllung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, öffentliches Interesse oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Weitere Informationen

Wirtschaftskammer:

• Aufbewahrungspflichten für Unternehmen
• EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Pflicht zur Berichtigung, Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) und zur Einschränkung der Verarbeitung

Das Jahr geht zu Ende – Checkliste

Wir haben die besten Steuerspartipps zum Jahresende 2023 für Sie zusammengestellt.

Tipps für Unternehmer:innen

Abschreibung ausnutzen

Für Investitionen können Sie eine Halbjahres-AfA (Absetzung für Abnutzung), eine degressive Abschreibung oder eine beschleunigte Gebäude-Abschreibung absetzen, wenn das Anlagegut noch vor Jahresende in Betrieb genommen wird.

Hinweis: Wer nach Unternehmensrecht (UGB) bilanziert, kann die degressive Abschreibung ab 2023 nur noch steuerlich nutzen, wenn auch unternehmensrechtlich degressiv abgeschrieben wird.

Sofortabsetzung ausnutzen durch Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 1.000 Euro exklusive Umsatzsteuer können Sie im Jahr der Anschaffung sofort absetzen. Wenn Sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, weil Sie z.B. Kleinunternehmer oder Arzt sind, dann gilt die Investition inklusive Umsatzsteuer als 1.000-Euro-Grenze.

Tipp: Wer den Gewinn- oder Investitionsfreibetrag nutzen möchte, muss auf mindestens vier Jahre abschreiben.

Natürliche Personen: Gewinnfreibetrag prüfen

Der Gewinnfreibetrag beträgt bis zu 15 Prozent vom Unternehmensgewinn und betrifft natürliche Personen (nicht für GmbHs). Bis zu einem Gewinn von 30.000 Euro sind es 15 Prozent – und dafür müssen Sie nichts tun. Bei einem höheren Gewinn können Sie vor Jahresende z.B. in Wertpapiere investieren, um den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag von bis zu 13 Prozent auszunutzen. Fragen Sie Ihre Bank nach einer Liste der § 14-Wertpapiere. Auch öffentliche Anleihen von Bund, Ländern und Gemeinden sind erlaubt. Wer den Gewinn mittels Pauschalierung ermittelt, kann keinen investitionsbedingten Gewinnfreibetrag absetzen.

Tipp: Wichtig ist eine Gewinnprognose für 2023, damit Sie rechtzeitig ordern können. Dabei unterstützen wir Sie gerne.

Investitionsfreibetrag (IFB)

Der Investitionsfreibetrag führt zu einer weiteren Betriebsausgabe im Jahr der Anschaffung oder Herstellung zusätzlich zur normalen Abschreibung. Für normale Investitionen beträgt der IFB 10 % der Anschaffungs- oder Herstellungskosten, für Investitionen im Bereich Ökologie gibt es immerhin 15 %. Allerdings kann das Wirtschaftsgut dann nicht für den investitionsabhängigen Gewinnfreibetrag verwendet werden. Optimierer kaufen Wertpapiere für den Gewinnfreibetrag und nutzen „andere“ Investitionen für den Investitionsfreibetrag (IFB). Wer den Gewinn mittels Pauschalierung ermittelt, kann keinen IFB nutzen.

Tipp: Für E-Fahrzeuge gibt es 15 Prozent IFB.

Einnahmen-Ausgaben-Rechner: Ausgaben und Einnahmen verschieben

Wenn Sie noch heuer Rechnungen bezahlen, verringern Sie das steuerpflichtige Einkommen. Gleiches gilt, wenn Ihre Kunden erst nächstes Jahr bezahlen. Die Bezahlung der erwarteten Nachzahlung in der Sozialversicherung ist noch heuer absetzbar, wenn sie seriös auf Basis einer Prognoserechnung geschätzt wird. Auch Vorauszahlungen sind möglich. Zwei Punkte sollten Sie allerdings beachten:

1. Regelmäßige Einnahmen und Ausgaben werden dem Jahr zugerechnet, in das sie wirtschaftlich gehören, wenn sie 15 Tage rund um den Jahreswechsel gezahlt werden.
2. Vorauszahlungen für Beratungs-, Bürgschafts-, Fremdmittel-, Garantie-, Miet-, Treuhand-, Vermittlungs-, Vertriebs- oder Verwaltungskosten sind nur für das laufende und nächste Jahr gültig. Wer zwei Jahre vorauszahlt, muss aufteilen.

Umsatzsteuergrenze für Kleinunternehmer:innen

Die Umsatzgrenze von 35.000 Euro ist eine Nettogrenze. Wenn Sie Leistungen erbringen, die grundsätzlich mit 20 Prozent USt besteuert werden, beträgt die relevante Kleinunternehmergrenze tatsächlich 42.000 Euro pro Jahr. Beim 10-prozentigen Steuersatz sind es 38.500 Euro, die Sie nicht überschreiten dürfen.

Bestimmte steuerfreie Umsätze (z.B. Umsatz aus ärztlicher Tätigkeit) fallen nicht in die Kleinunternehmergrenze. Achtung: Der Verwaltungsgerichtshof hat festgestellt, dass für die Kleinunternehmergrenze die verrechenbaren Beträge der ausgeführten Leistungen zählen (und nicht die vereinnahmten Entgelte). Damit wirkt sich ein Verschieben der Bezahlung einer erbrachten Leistung ins nächste Jahr nicht auf die Grenze im heurigen Jahr aus.

Einkommensteuergrenze für Kleinunternehmer:innen

Diese Pauschalierungsmöglichkeit gibt es bis maximal 40.000 Euro Jahresumsatz und für Einkünfte aus selbständiger Arbeit oder aus Gewerbetrieb. Kleinvermietungen können die Pauschalierung nicht nutzen – ebenso wenig wesentlich beteiligte GmbH-Geschäftsführer, Aufsichtsratsmitglieder oder Stiftungsvorstände. Die Pauschalierung kann unabhängig von der Kleinunternehmer-Befreiung in der Umsatzsteuer in Anspruch genommen werden. Dienstleistungsunternehmen können 20 Prozent der Betriebseinnahmen als Ausgaben absetzen, bei allen anderen Betrieben sind es 45 Prozent. Hinsichtlich Nettogrenze und Toleranzregel gelten die gleichen Regeln wie in der Umsatzsteuer.

Tipp: Da sich die Grenze auf die vereinnahmten Entgelte bezieht, kann es sinnvoll sein, Umsätze ins Folgejahr zu verschieben.

GSVG-Befreiung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind von den Kranken- und Pensionsversicherungsbeiträgen befreit. Dazu muss der Antrag bis Jahresende bei der Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) eintreffen.

Voraussetzungen:

• Gewinn max. Geringfügigkeitsgrenze (2023: 6.010,92 Euro) und
• Jahresumsatz max. 35.000 Euro und
• innerhalb der letzten fünf Jahre nicht mehr als 12 Monate GSVG-/FSVG-Pflichtversicherung oder über 60 Jahre alt oder über 57 Jahre alt und innerhalb der letzten fünf Jahre vor der Antragstellung die erwähnten Einkommens- und Umsatzkriterien erfüllt.

Bücher und Aufzeichnungen aus 2016 vernichten

Schaffen Sie Platz! Denn Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere des Jahres 2016 dürfen mit Jahresende vernichtet werden. Dann läuft die Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren ab. Weiterhin aufheben müssen Sie:

• Unterlagen für ein anhängiges Abgabenverfahren
• Aufzeichnungen und Unterlagen zu Grundstücken (12 oder 22 Jahre). Wir empfehlen jedoch sie ewig aufzubewahren (wegen der Immobilienertragsteuer).
• Unterlagen für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem Sie Parteistellung haben
• Lohnverrechnungs-Unterlagen (z.B. für die Erstellung eines Dienstzeugnisses)
• Unterlagen für den Mini-One-Stop-Shop (MOSS) müssen Sie 10 Jahre aufbewahren.
• Unterlagen im Zusammenhang mit Corona-Förderungen, Energiekostenzuschuss: 10 Jahre (relevant ab 2020)

Tipp: Steigen Sie auf elektronische Belege und papierloses Buchen um. Sie können Papierbelege einscannen oder gleich elektronisch erstellen bzw. empfangen. Wichtig: Die Belege müssen so archiviert sein, dass eine inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht möglich ist. Wir beraten Sie hier gerne!

Gruppenantrag an das Finanzamt schicken

Für GmbHs lohnt es sich zu prüfen, ob Ihnen ein Tochterunternehmen für das Jahr 2023 einen Verlust bescheren wird. Mit der Gruppenbesteuerung ist es möglich, Gewinne und Verluste von beteiligten Gesellschaften zu addieren und daraus die Körperschaftsteuer zu berechnen. Verluste wirken sich dadurch sofort auf die Steuerlast aus. Auch Verluste ausländischer Töchter dürfen abgezogen werden.

Voraussetzung: Ein schriftlicher Antrag bis zum 31.12.2023 an das Finanzamt, wenn Sie noch Verluste aus 2023 mit Gewinnen gegenverrechnen wollen. Die Gruppe gilt dann für mindestens drei Jahre.

Selbständige mit Kind: Abgrenzung Kinderbetreuungsgeld aus 2021

Wer im Jahr 2021 Kinderbetreuungsgeld bezogen hat und daneben noch etwas verdient hat, sollte die Zuverdienstgrenze im Auge behalten. Für Einkünfte außerhalb eines Dienstverhältnisses kann man noch bis zum Jahresende eine Abgrenzung an die Krankenkasse schicken. Dann werden nur die Monate mit Kinderbetreuungsgeld geprüft.

Pensionsrückstellungen noch bis Jahresende auslagern

Wer die Pensionsrückstellung aus der Bilanz haben möchte, kann diese an eine Pensionskasse oder betriebliche Kollektivversicherung auslagern. Die steuerbegünstigte Übertragung, bei der eine mögliche Deckungslücke auf zehn Jahre verteilt abgesetzt werden kann, ist jedoch nur noch bis Ende 2023 möglich.

Tipps für Vermieter

Substanzabgeltung überweisen

Häufig haben Vermieter Ihre Liegenschaften bereits an die nächste Generation verschenkt, sich jedoch das Fruchtgenussrecht behalten. Um die Möglichkeit der Gebäudeabschreibung (und auch der Herstellungsfünfzehntel) nicht zu verlieren, muss es eine Vereinbarung zur Zahlung einer sogenannten „Substanzabgeltung“ an den Liegenschaftseigentümer geben.

Wichtig: Die Zahlung muss heuer noch nachweislich – am besten per Überweisung – fließen, damit diese für 2023 als Ausgabe geltend gemacht werden kann!

Tipps für Arbeitgeber:innen

Steuerfreie Zukunftssicherung prüfen

Dienstnehmer, die Prämien für Lebens-, Kranken-, Unfall- oder Pensionsversicherungen bis zu 300 Euro pro Jahr von ihrem Dienstgeber bezahlt bekommen, zahlen dafür keine Lohnsteuer und Sozialversicherung. Wichtig: Die Begünstigung muss für alle Arbeitnehmer oder bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern gelten.

Tipp: Bei monatlichen Zahlungen der Prämie erhöht sich auch das Jahressechstel.

Mitarbeiterbeteiligung, Gewinnbeteiligung und Teuerungsprämie

Diese steuerfreien Prämien bis 3.000 Euro können unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen noch an Ihre Mitarbeiter ausbezahlt werden. Wir beraten Sie gerne.

Lohnverrechnung aufrollen

Der Dienstgeber kann – muss aber nicht – die Bezüge 2023 für den Dienstnehmer aufrollen und neu berechnen. Damit gleicht man die Lohnsteuer bei unregelmäßigen Bezügen aus. Dieses Service kann die Arbeitnehmerveranlagung ersparen.

Tipp: Bei ganzjähriger Beschäftigung kann der Arbeitgeber auch die Gewerkschafts- und Kirchenbeiträge mitberücksichtigen.

Betriebsfeiern veranstalten

Bis 365 Euro pro Jahr und Arbeitnehmer dürfen Veranstaltungen wie Weihnachtsfeier, Betriebsausflug etc. kosten. Wird es teurer, muss man Sozialversicherung und Lohnsteuer für den Betrag darüber bezahlen.

Gutscheine schenken

Schenken Sie Ihren Arbeitnehmern 186 Euro pro Jahr in Form von Sachgeschenken, Goldmünzen oder Gutscheinen. Diese sind lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Sachzuwendungen anlässlich eines Firmen- oder Dienstjubiläums sind zusätzlich bis 186 Euro steuerfrei.

Kinderbetreuung sponsern

Eltern machen Sie eine steuerfreie Freude, indem Sie Kinderbetreuung mit bis zu 1.000 Euro unterstützen. Der Betrag gilt pro Kind bis 10 Jahre und wird direkt an Kindergarten, Hort oder Tagesmutter überwiesen. Außerdem muss der Zuschuss entweder allen oder einer bestimmten Gruppe von Arbeitnehmern gewährt werden. Ab 2024 gibt es neue Grenzen: Dann sind 2.000 Euro pro Jahr für Kinder bis 14 Jahre steuerfrei. Außerdem ist ein Kostenersatz nun erlaubt und es muss nicht der Arbeitgeber direkt an den Kindergarten, Hort etc. überweisen.

Öffi-Ticket sponsern

Damit das Öffi-Ticket abgabenfrei ist, muss es zumindest am Wohnort oder der Arbeitsstätte gelten. Das Ticket kann auch vom Arbeitnehmer bezahlt werden.

Tipp: Seit 2023 ist das Pendlerpauschale abzüglich Ticketwert wieder absetzbar.

Jahressechstel mit sechs Prozent Lohnsteuer optimieren

Wenn Sie unregelmäßige Bezüge bekommen (z.B. für Überstunden, Nachtarbeit, Schmutz, Erschwernis, Gefahr) oder wenn der Sachbezug nur zwölf Mal verrechnet wird, dann wird das Jahressechstel nicht optimal ausgenutzt.

Tipp: Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter mit einer steuergünstigen Prämie. Wir berechnen gerne für Sie das verbleibende Jahressechstel, sofern Sie die Überstunden und Zulagen für Dezember bereits abschätzen können.

Tipps für Arbeitnehmer:innen

Werbungskosten bezahlen

Wer Werbungskosten heuer bezahlt, kann sie noch von der Steuer absetzen. Es bieten sich folgende Posten an: Fachliteratur, Aus- und Fortbildungskosten (Seminare, Kurse, Schulungen mit allen Nebenkosten, wie Fahrtkosten und Diäten), Umschulungskosten, Familienheimfahrten, Kosten für eine doppelte Haushaltsführung, Telefonspesen, Mitgliedsbeiträge etc.

Tipp: Tätigen Sie Vorauszahlungen. Diese sind dann noch heuer Werbungskosten.

Homeoffice

Wer bis Jahresende insgesamt 100 Homeoffice-Tage geleistet hat, kann entweder die vollen 300 Euro abgabenfrei vom Arbeitgeber bekommen oder die Differenz als Werbungskosten absetzen. Auch die Kosten bis zu 300 Euro für den Arbeitsplatz (z.B. Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) können abgesetzt werden, wenn zumindest 26 Tage im Homeoffice gearbeitet wurde.

Arbeitnehmerveranlagung 2018 einreichen

Wer Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen aus 2018 geltend machen möchte, sollte sich beeilen, denn für die Arbeitnehmerveranlagung 2018 ist der 31.12.2023 der letzte Tag zur Einreichung (Postkasten am Finanzamt bzw. Übermittlungszeit FinanzOnline 24:00 Uhr).

Tipp: Wenn es mit der Frist knapp wird, können Sie das Formular L1 Arbeitnehmerveranlagung mit Ihren Grunddaten bis 31.12. abgeben und im Wege der Beschwerde Ihre Werbungskosten nachreichen.

Tipps für alle

Schenkungsmeldung nicht vergessen

Weihnachten ist das Fest des Schenkens. Man zahlt zwar keine Schenkungssteuer mehr, muss aber wertvolle Geschenke dem Finanzamt melden. Nahe Angehörige müssen melden, wenn sie mehr als 50.000 Euro innerhalb eines Jahres schenken. Bei Fremden beträgt die Grenze 15.000 Euro innerhalb von fünf Jahren. Ausnahme: Wer ein Grundstück schenkt, muss nicht melden.

Das Finanzamt verlangt die Meldung innerhalb von drei Monaten und verpflichtet den Geber und den Nehmer. Wird nicht gemeldet, droht eine Strafe bis zu 10% der Schenkung.

Prämien fürs Bausparen und Zukunftsvorsorge kassieren

Für die prämienbegünstigte Zukunftsvorsorge können Sie in 2023 bis zu 136,94 Euro an Prämie kassieren (Einzahlung von 3.222,18 Euro). Für Bausparer gibt es maximal 18 Euro (Einzahlung 1.200 Euro pro Jahr).

Tipp: Wenn der Vertrag vor 10 Jahren abgeschlossen wurde, können Sie die prämienbegünstigte Zukunftsvorsorge kündigen. Fragen Sie Ihren Versicherungsbetreuer, ob eine Kündigung bzw. ein Umstieg auf ein neues Modell für Sie möglich und sinnvoll ist.

Steuerberatung und Kirchenbeitrag bezahlen

An Kirchenbeitrag können Sie bis zu 400 Euro absetzen. Und zwar auch dann, wenn Sie für Partner oder Kinder bezahlen. Steuerberatungskosten sind unbegrenzt absetzbar.

Tipp: Der Kirchenbeitrag wird automatisch ans Finanzamt übermittelt. Sie brauchen keine Zahlungsbestätigung mehr. Prüfen Sie in FinanzOnline, ob die Zahlung mit der Meldung übereinstimmt.

Spenden

Spenden sind bis zu 10% des laufenden Gewinns oder 10% der Einkünfte des laufenden Jahres absetzbar. Der Spendenempfänger muss aber auf der Spendenliste stehen: https://service.bmf.gv.at/Service/allg/spenden/show_mast.asp

Tipp: Spenden werden automatisch ans Finanzamt übermittelt. Dazu braucht die Spendenorganisation Ihren Vor- und Zunamen laut Meldezettel sowie Ihr Geburtsdatum.

Öko-Förderantrag stellen

Ab 2022 kann man einen Pauschalbetrag in Höhe von 800 Euro pro Jahr für thermisch-energetische Sanierung und 400 Euro für Heizkesseltausch absetzen. Voraussetzung ist, dass dafür eine Bundesförderung gewährt wird und dass die Ausgaben nach Abzug der Kosten 4.000 Euro (Sanierung) bzw. 2.000 Euro (Kesseltausch) übersteigen. Die Pauschale kann erstmalig im Jahr der Auszahlung der Förderung und in den weiteren vier Jahren abgesetzt werden. Die Daten werden automatisch an das Finanzamt gemeldet. Tipp: Je rascher der Antrag gestellt wird, desto schneller erfolgt die Auszahlung und die Sonderausgaben-Pauschale.

Außergewöhnliche Belastungen bezahlen

Absetzbar mit Selbstbehalt sind Krankheitskosten (Arzt, Medikamente, Spital, Zahnarzt usw.), Ausgaben für Kur, Alters- und Pflegeheim sowie nicht gedeckte Begräbniskosten.

Ohne Selbstbehalt: Kosten bei Behinderung, bestimmten Krankheiten wie Diabetes, Katastrophenschäden und auswärtiger Berufsausbildung der Kinder.