Wenn die Finanz die Kasse prüft: Leitfaden zur Registrierkassennachschau

Unternehmer und Unternehmerinnen mit Barumsätzen müssen damit rechnen, dass die Finanzpolizei oder das Finanzamt die Registrierkasse überprüft. Eine solche Registrierkassennachschau kann mitunter sehr kurzfristig oder unangekündigt erfolgen. Ziel ist es, Manipulationen zu verhindern und die Einhaltung der Aufzeichnungs- und Belegerteilungspflichten zu kontrollieren.

Die Registrierkassenpflicht gilt grundsätzlich ab einem Jahresumsatz von mehr als 15.000 Euro netto und Barumsätzen von mehr als 7.500 Euro netto, wobei auch Kartenzahlungen mitzählen. Es gibt Ausnahmen (z.B. gewisse Vereinsfeste, Umsätze im Freien). Zusätzlich besteht eine allgemeine Belegerteilungspflicht: Bei jeder Barzahlung ist ein Beleg auszustellen und eine Kopie sieben Jahre aufzubewahren.

Checkliste: So sind Sie auf die Registrierkassennachschau vorbereitet

Die folgende Checkliste können Sie als praktische Vorbereitungshilfe verwenden und im Betrieb aufliegen lassen:

Organisatorische Vorbereitung und Dokumentation
o Ansprechperson im Betrieb benennen (z.B. Geschäftsführung, Filialleitung, Kassenverantwortliche)
o Kontaktdaten der Steuerberatungskanzlei griffbereit halten
o Verfahrensdokumentation zur Kasse vollständig und aktuell halten (Bedienungsanleitung, interne Prozesse, Verantwortlichkeiten)
Technische Vorbereitung und Dokumentation
o Bestätigung, dass die Registrierkasse RKSV‑konform ist, inklusive aktiver technischer Sicherheitseinrichtung (Signaturkarte)
o Ausdruck oder Datei mit Registrierungsbestätigung der Kasse (FinanzOnline‑Auszug)
o Startbeleg vorhanden und abgelegt; Protokoll der Kassenregistrierung in FinanzOnline ausgedruckt oder elektronisch auffindbar
o Seriennummern von Kasse und Signaturkarte dokumentiert
o Kassen‑Software am aktuellen Stand (Updates des Herstellers eingespielt)
Dokumentation der laufenden Kassenführung
o Für jede Barzahlung wird ein vollständiger Beleg ausgegeben, Kopien werden gespeichert
o Tagesabschlüsse werden täglich, Monatsabschlüsse zeitgerecht durchgeführt und dokumentiert
o Wechselgeldbestand ist dokumentiert; Kassenübergaben werden protokolliert, Umgang mit Differenzen und Stornos ist beschrieben
o Stornos, Retouren, Trinkgelder und Rabatte sind nachvollziehbar erfasst und im System entsprechend gekennzeichnet
o Sicherungen der Kassendaten (z.B. externe Festplatte, Server, Cloud‑Backup)
o Datenerfassungsprotokolle (DEP 7 und DEP 131) regelmäßig sichern und vor unbefugtem Zugriff schützen. Empfehlung: mind. quartalsweise Sicherung; bei Online-Kassensystemen mit automatischer Sicherung trotzdem externe Sicherung zumindest jährlich
o Übertrag in Buchhaltung und Dokumentation zum Abgleich mit Registrierkasse
o Kassendaten und sonstige Aufzeichnungen: sieben Jahre Aufbewahrungspflicht
Verhalten im Prüfungsfall
o Ruhe bewahren, Dienstausweise zeigen lassen, nach dem Zweck der Kontrolle fragen und Prüfungsauftrag zeigen lassen
o Sofort die benannte Ansprechperson und möglichst rasch die Steuerberatungskanzlei informieren
o Kassenjournal bzw. Exportdateien im BMF‑Format (z.B. Datenerfassungsprotokolle DEP‑Export) auf Verlangen bereitstellen
o Nullbeleg in Anwesenheit des Prüfers erstellen. Der Nullbeleg ist ein manipulationssicherer Beleg, dessen QR-Code mit einer speziellen Prüf-App kontrolliert wird.
o Nur tatsächliche Abläufe schildern, keine Spekulationen; Unklarheiten offen ansprechen
o Feststellungen in der Niederschrift sorgfältig lesen; bei Unklarheiten um Erklärung bitten, bevor unterzeichnet wird

Checkliste Aufbewahrungspflichten

Wie lange müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

✓ Was? Dauer
Buchhaltung, Lohnverrechnung, Rechnungswesen
☐ Bücher des Rechnungswesens, Aufzeichnungen, Belege
(Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Frachtbriefe, Abrechnungen…)		 7 Jahre
☐ Geschäftspapiere
(Papier und Email)		 7 Jahre
☐ Monats- und Jahresbeleg aus der Registrierkasse, Datenerfassungsprotokoll, Startbeleg 7 Jahre
☐ Inventurlisten 7 Jahre
☐ Unterlagen für Anlagenkäufe 7 Jahre
☐ Lohnverrechnungsunterlagen 7 Jahre
☐ Ausnahme: Personalstamm für Dienstzeugnis 30 Jahre
☐ Sonstige Unterlagen, die für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind 7 Jahre
☐ Kapitalgesellschaften zusätzlich:
Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse / Konzernabschlüsse inkl. Lagebericht, empfangene Geschäftsbriefe und Kopie der abgesendeten Geschäftsbriefe		 7 Jahre
☐ Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen an Nicht-Unternehmer in EU-Staaten (OSS) 10 Jahre
☐ Aufzeichnungen von Plattformen im Zusammenhang mit der umsatzsteuerlichen Plattformhaftung 10 Jahre
Unterlagen COVID-19-Hilfen
☐ Investitionsprämie 10 Jahre
☐ Kurzarbeitsbeihilfe 10 Jahre
☐ Härtefallfonds 7 Jahre
☐ Ausnahme: Härtefallfonds Phase 1 10 Jahre
☐ Fixkostenzuschuss I und Fixkostenzuschuss 800.000 7 Jahre
☐ Ausfallsbonus I, II, III 7 Jahre
☐ Verlustersatz I, II, III 7 Jahre
Unterlagen im Zusammenhang mit Immobilien
☐ Belege Anschaffungs- und Herstellungskosten von Grund und Boden, Gebäuden, Baurechten, Superädifikaten 22 Jahre
☐ Belege für Instandhaltung und Instandsetzung 22 Jahre
Tipp: Wir empfehlen diese Belege niemals zu vernichten, da sie bei Verkauf relevant sein können (z.B. Immobilien-Ertragsteuer)
Fristverlängerung
☐ Unterlagen, die ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren betreffen (z.B. Beschwerde Finanzamt, Betriebsprüfung) Verlängerung bis Verfahrensende
☐ Abweichendes Wirtschaftsjahr Verlängerung bis Ende jeweiliges Kalenderjahr
Dauerakt
☐ Unterlagen, die für Beweisführung wichtig sind (z.B. Arbeits-, Gesellschafts-, Darlehens-, Kredit-, Miet-, Pacht- oder Leasingverträge) dauerhaft
Unterlagen, die man aufgrund Datenschutzes vernichten muss
☐ Bewerbungsunterlagen bei Absage 7 Monate
☐ Personenbezogene Daten müssen grundsätzlich nach Verwendung gelöscht werden; spätestens jedoch bei Aufforderung zur Löschung oder Widerruf der Verarbeitungszustimmung. Keine Löschungspflicht, wenn Daten für Vertragserfüllung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, öffentliches Interesse oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Weitere Informationen

Wirtschaftskammer:

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